Fatturazione elettronica: scopriamo gli errori più comuni e come evitarli

Nel 2024 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per i contribuenti in regime forfettario, estendendo l’e-fattura anche a questa categoria.

Rimangono in vigore solo alcuni esoneri specifici, mentre la stragrande maggioranza dei titolari di partita IVA deve emettere la fattura elettronica per la cessione di beni o servizi e conservare questi documenti fiscali in modo conforme alle disposizioni di legge.

La fatturazione elettronica ha permesso di semplificare questo processo rendendolo più smart e veloce, tuttavia soprattutto all’inizio è abbastanza comune commettere degli errori che possono essere difficili da gestire.

Gli errori più diffusi nell’ambito della fatturazione elettronica

Tra i problemi più ricorrenti ci sono gli errori SdI, ossia quelli rilevati dal Sistema di Interscambio che hanno causato il rifiuto del documento inviato all’Agenzia delle Entrate. In genere il sistema comunica anche i codici di errore rilevati, quindi basta sapere a cosa si riferiscono per risolvere l’inconveniente.

Una situazione comune è il nome file non valido (codice errore 00001) quando il nome con cui è stato salvato il file non è conforme al regolamento dello SdI, oppure il nome file duplicato (codice errore 00002) se già è stato creato un file in formato XML con quel nome. In altre circostanze l’errore nella fatturazione elettronica può essere dovuto alle dimensioni errate del file XML (codice errore 00003), ricordandosi in questo caso che il limite previsto per i file inviati tramite PEC è di 30 MB.

Ogni fattura elettronica inviata allo SdI deve anche essere munita di firma elettronica, uno strumento fondamentale per garantire l’integrità e l’autenticità del documento. In questi casi possono verificarsi numerose tipologie di errori, tra cui il certificato di firma scaduto (codice di errore 00100) che si verifica quando non è stata rinnovata la firma elettronica usata dal titolare di partita IVA, il certificato di firma revocato (codice di errore 00101) se la firma elettronica è stata sospesa per qualche violazione, oppure il certificato di firma non valido (codice di errore 00107) quando non viene riconosciuta la validità dello strumento di firma elettronica.

Esistono poi degli errori comuni dovuti a sbagli nel contenuto della fattura elettronica, come l’assenza di codice fiscale e partita IVA (codice di errore 00417) lasciando questi campi non sono stati valorizzati in maniera adeguata, oppure la mancata indicazione dell’IVA in percentuale (codice di errore 00424). Nelle fatture elettroniche bisogna anche indicare il codice destinatario, altrimenti lo SdI rileverà un errore.

Tra quelli più frequenti ci sono il codice destinatario non valido (codice di errore 00311) e il codice destinatario non attivo (codice di errore 00313). Infine, in molti casi il problema è una fattura duplicata (codice di errore 00404), oppure una fattura duplicata nel lotto (codice di errore 00409).

Come evitare gli errori con i software per la fatturazione elettronica

Il modo migliore per evitare di commettere errori nella compilazione delle fatture elettroniche è utilizzare un gestionale all’avanguardia in grado di rilevare subito eventuali anomalie informando l’utente, comunicando il tipo di errore individuato affinché possa essere corretto prima dell’invio del documento al Sistema di Interscambio ed evitare anche di dover emettere una nota di variazione rettificando una fattura già inviata.

In quest’ambito, merita senza dubbio una menzione TeamSystem Digital Invoice, il software per la fatturazione elettronica sviluppato da quella che è una vera e propria azienda leader a livello europeo per quello che riguarda il settore ICT.

Grazie alle numerose funzionalità di TeamSystem Digital Invoice, è possibile gestire facilmente la fatturazione elettronica, amministrare le e-fatture direttamente dal proprio gestionale e conservarle digitalmente per 10 anni.

Un vantaggio di TeamSystem Digital Invoice è la possibilità di automatizzare i processi, per esempio caricando le fatture in maniera semplice e veloce, verificando i documenti prima di inviarli al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e compilando le fatture senza sbagli grazie a un’interfaccia smart e guidata.

Infatti, durante la creazione dei documenti vengono forniti suggerimenti e consigli sui campi da riempire e su come farlo, oltre a proporre una pre-visualizzazione della fattura elettronica per verificare ogni dettaglio prima dell’invio definitivo allo SdI.

In questo modo chiunque può gestire la fatturazione elettronica in modo ottimale senza sprecare tempo o risorse, inoltre si possono evitare gli errori comuni nella gestione di questi procedimenti.